Tenders and Procurement

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine offene Auftragsvergabe (Tender) durch die europäische Kommission?

Bei offenen Verfahren zu Aufträgen durch die Europäische Kommission handelt es sich um Wettbewerbe zur Auswahl geeigneter Auftragnehmer:innen zur Erbringung von Leistungen mit europäischem Mehrwert. Die Auftragsvergaben sind öffentliche Beschaffungsverfahren für (Dienst-)Leistungen und Güter.

Eine Vergütung der ausgewählten Auftragnehmer:innen erfolgt im Austausch mit den erbrachten Leistungen gemäß des von beiden Parteien unterzeichneten Vertrages.

Im Gegensatz zu Förderungen im Rahmen von Finanzhilfen (Grants) durch die europäische Kommission bleiben die Ergebnisse der Aktivitäten eines Auftrages das Eigentum der auftraggebenden Stelle in der Europäischen Kommission.

Nach welchen Prinzipien erfolgen die Auftragsvergaben?

Auftragsvergaben der Europäischen Kommission unterliegen der EU-Verordnung 2018/1046, und folgen den Grundsätzen Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und Verhältnismäßigkeit. Weitere deutschsprachige Informationen zu den Regeln öffentlicher Auftragsvergaben der EU und Ihren Rechten als Bieter finden Sie auf dieser Seite.

Welche Arten von Verträgen sind im Rahmen der EU-Auftragsvergaben möglich?

Direkte Verträge

Direkte Verträge umfassen eine einmalige Erbringung spezifischer Leistungen, und beinhalten eine Mittelbindung zur Vergütung der vereinbarten Leistungen.

Rahmenverträge

Rahmenverträge umfassen allgemeine Bedingungen für die Einholung fortlaufend benötigter Leistungen über mehrjährige Laufzeiten. Sie beinhalten keine sofortige Mittelbindung zur Vergütung der Leistungen. Die Mittelbindung und Vergütung erfolgt im Rahmen von entsprechenden Einzelverträgen bzw. Auftragsscheinen zu den spezifischen im Rahmenvertrag angeführten Leistungen.

Welche Themen und welchen Umfang haben Auftragsvergaben im Rahmen von EU4Health?

Auftragsvergaben im Rahmen von EU4Health fallen thematisch unter die allgemeinen und spezifischen Ziele und Aktionsstränge des Programms, und widmen sich so unter anderem Leistungen in den Bereichen:

  • Krisenvorsorge
  • digitale Transformation
  • Verbesserungen von Arzneimitteln und Medizinprodukten
  • Unterstützung der Weiterbildung, Kapazitätssteigerung und Vernetzung von gesundheitsrelevantem Personal, Organisationen und Behörden

Auftragsvergaben finden bedarfsgerecht verteilt über die gesamte Laufzeit des Programmes von 2021 – 2027 statt, und machen zumeist einen signifikanten Teil des Budgets der EU4Health Arbeitsprogramme aus: im Jahr 2021 machten Auftragsvergaben beispielsweise 47% aller Aufwendungen unter dem Arbeitsprogramm aus, und im Jahr 2022 beläuft sich ihr Anteil auf 36%. Der Gesamtumfang einer einzelnen Auftragsvergabe ist jeweils den Unterlagen der jeweiligen Ausschreibung zu entnehmen.

Wo finde ich Auftragsvergaben unter EU4Health und wie kann ich mich bewerben?

Auftragsvergaben werden im TED eTendering Portal der EU veröffentlicht. Auftragsvergaben unter Federführung der Exekutivagentur HaDEA, die unter anderem das EU4Health Programm umsetzt, finden sich im Portal jeweils unter diesem Link.

Konsultieren Sie für einen Überblick relevanter EU4Health Auftragsvergaben zunächst unsere Seite Offene Ausschreibungen – hier finden Sie stets die unter dem Programm aktuell laufenden Auftragsvergaben mit weiterführenden Informationen.

Die Angebotslegung erfolgt direkt über das TED eTendering Portal. Potentielle Auftragnehmer:innen müssen sich zunächst im EU Participant Register anmelden und verifizieren lassen, um anschließend ihr Angebot direkt im eTendering Portal über die Schaltfläche ‚Submit a tender‘ zur jeweiligen Auftragsvergabe einreichen zu können.

Welche Voraussetzung muss ich als potentielle:r Auftragnehmer:in unter EU4Health erfüllen?

Die Teilnahme an Auftragsvergaben steht allen natürlichen und juristischen Personen aus den EU-Mitgliedsstaaten (inklusive zugehörige Overseas Countries and Territories, OCTs) zu gleichen Bedingungen offen, sowie auch internationalen Organisationen, und allen natürlichen und juristischen Personen, die in einem Drittstaat niedergelassen sind, und über eine Sondervereinbarung mit der Europäischen Union im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens verfügen.

Außerdem muss den spezifischen Anforderungen der individuellen Auftragsvergaben genügt werden. Diese finden sich im Dokument zu den Tender Specifications, das für jede Ausschreibung im eTendering Portal der EU veröffentlicht wird, und beinhalten alle weiteren Anforderungen (z.B. finanzielle und personelle Kapazitäten), die potentielle Auftragnehmer:innen/Bieter entsprechen müssen um für eine Auftragsvergabe in Betracht gezogen zu werden.

Gibt es eine Vorlage für die Angebotslegung zu den Auftragsvergaben?

Es gibt keine Formatvorlage für die Angebotslegung zu Auftragsvergaben unter dem EU4Health Programm. Demnach kann das Angebot frei gestaltet werden.

Es sollte allerdings folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

  • Die im Rahmen der Tender Specifications genannten Voraussetzungen werden reflektiert, u.a. in Hinblick auf Eigenschaften der Bieter:innen und des Angebotes selbst.
  • Das Angebot umfasst sowohl ein inhaltliches Angebot zum Auftrag (technical offer), als auch einer Budgetaufstellung für die Erfüllung des Auftrages (financial offer).
  • Alle zusätzlichen Dokumente oder Annexe, die in den Tender Specifications gefordert werden, sind dem Angebot beigefügt.

Wie läuft die Beurteilung von Angeboten ab?

Die Beurteilung der Angebote besteht aus mehreren Schritten, wobei in jedem Schritt Angebote aussortiert werden können, bis zuletzt ein Zuschlag erteilt wird:

  • Prüfung, ob der Bieter gemäß seiner Grundvoraussetzungen Zugang zur Auftragsvergabe hat
  • Prüfung der administrativen Konformität des Angebots (z.B. ob die Unterzeichnung des Angebots und relevanter supplementärer Dokumente durch eine:n ordnungsgemäß bevollmächtigte:n Vertreter:in des Bieters erfolgt ist)
  • Überprüfung dessen, dass keine Ausschlusskriterien (exclusion criteria) auf den Bieter zutreffen
  • Engere Auswahl von Angeboten anhand der Auswahlkriterien (selection criteria) der Ausschreibung
  • Überprüfung dessen, dass die ausgewählten Angebote alle Minimalanforderungen aus den jeweiligen Tender Specifications erfüllen
  • Bewertung der übrig gebliebenen Angebote nach den Zuschlagskriterien (award criteria) der Ausschreibung

Was sind die Auswahl-, Ausschluss- und Zuschlagskriterien der Auftragsvergaben?

Auswahl- und Zuschlagskriterien der Auftragsvergaben werden für jede Ausschreibung individuell im Tender Specifications Dokument festgehalten.

Ausschlusskriterien sind dargestellt im Artikel 136 der EU-Verordnung 2018/1046, und im Folgenden zusammengefasst. Bieter:innen können ausgeschlossen werden, wenn:

  • die Person oder Stelle zahlungsunfähig ist oder sich in einem Insolvenzverfahren oder in Liquidation befindet,
  • die Person oder Stelle ihren Verpflichtungen zur Entrichtung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen gemäß anwendbarem Recht nicht nachgekommen ist,
  • die Person oder Stelle im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung, im Sinne eines Verstoßes gegen geltende Gesetze, Bestimmungen oder ethische Standards ihres Berufsstandes, begangen hat,
  • Verbindungen der Person oder Stelle zu einer kriminellen Vereinigung oder zu Handlungen im Sinne des Tatbestandes der Korruption bestehen.

Die Erstprüfung des Nichtausschlusses von Bieter:innen erfolgt auf Grundlage der im Rahmen des Angebotes eingereichten Erklärungen, sowie der Konsultation des Europäischen Früherkennungs- und Ausschlusssystems (EDES). Bieter:innen können im Zuge eines Vergabeverfahrens ebenfalls aufgefordert werden, weitere Belege und Dokumente einzureichen, die im Rahmen der Überprüfung des Nichtausschlusses benötigt werden.

Wie lange dauert ein Vergabeverfahren zu Aufträgen der europäischen Kommission insgesamt?

Zwischen Veröffentlichung der Ausschreibung und Unterzeichnung eines Vertrages liegen zumeist 6-9 Monate.

Gibt es praktische Erfahrungswerte erfolgreicher Auftragnehmer:innen der europäischen Gesundheitsprogramme, die ich nachlesen kann?

Eine Präsentation zu praktischen Erfahrungswerten erfolgreicher Auftragnehmer:innen unter den vorangegangenen europäischen Gesundheitsprogrammen finden Sie an diesem Link.