Finanzielle Aspekte einer Förderung unter EU4Health

Welche allgemeinen Regeln sind in Bezug auf die Förderfähigkeit von Kosten unter EU4Health zu beachten?

Bei der Aufstellung des Budgets sind einige (allgemeine) Regeln zu beachten, die die Förderfähigkeit der Kosten betreffen.

• Co-funding rule: Die Kosten werden nur bis zu der vereinbarten Förderrate seitens der EU gefördert (60 % oder 80 %), der restliche Anteil muss von einer anderen Quelle (fördernehmende Organisation, Dritte, Einnahmen aus dem Projekt) gedeckt werden
• Non-profit rule: Die Förderung darf nicht zu dem Zweck verwendet werden oder das Ergebnis erzielen, einen Gewinn zu erwirtschaften
• Non-retroactive rule: Es können nur Kosten gefördert werden, die innerhalb der Projektdauer angefallen sind. (Beachtung des offiziellen Start- und Enddatums und Rechnungsdaten)
• Non-cumulative rule: Pro Tätigkeit/Projekt einer fördernehmenden Organisation kann nur eine Förderung vergeben werden

Grundsätzlich sind Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Durchführung der geförderten Maßnahme sowie einem mit EU4Health assoziierten Ziel stehen, förderfähig. Sie müssen folgenden Anforderungen entsprechen:

• Die Kosten müssen mit den beschriebenen Aktivitäten des Proposals in Verbindung stehen
• Die Kosten sind notwendig für die Implementierung der beschriebenen Aktivitäten
• Die Kosten dürfen nicht auf Grund von unwirtschaftlichem Handeln entstehen und müssen nachvollziehbar und begründbar sein
• Die Kosten entstehen innerhalb der Projektlaufzeit
• Die Kosten sind von der begünstigten Organisation oder den Konsortiumspartner:innen zu tragen und müssen innerhalb dieser „entstehen“
• Die Kosten müssen identifizierbar und verifizierbar durch die Dokumentation der Buchhaltung sein

Welcher Anteil der Projektkosten wird bei erfolgreicher Bewerbung von der EU finanziert?

Die EU-Kofinanzierung bei EU4Health (Action) Grants beträgt maximal 60% der förderfähigen Kosten. Können Projekte einen außergewöhnlichen Mehrwert für die Union (exceptional utility) nachweisen, kann dieser Betrag auf bis zu 80% erhöht werden.

Die verbleibenden 40% oder 20% der Projektkosten müssen selbst getragen bzw. von anderen Trägern finanziert werden.
Die Art der Deckung des nicht von der EU finanzierten Kostenanteils ist offen zu legen.

Die Finanzierung von Leistungen im Rahmen von Auftragsvergaben (Tenders and Procurements) erfolgt gemäß des von beiden Parteien unterzeichneten Vertrages. Hierbei werden die im Vertrag festgehaltenen Leistungen bei erfolgreicher Erbringung durch die Auftragnehmer:innen zu 100% von der europäischen Kommission vergütet.

Wann liegt ein außergewöhnlicher Mehrwert für die EU (exceptional utility) vor?

Action Grants

• Mindestens 30% des für das Projekt im Rahmen der Bewerbung vorgesehenen Budgets wird planmäßig Einrichtungen mit Sitz in jenen Mitgliedsstaaten zugeteilt, deren Pro-Kopf-Bruttonationaleinkommen (BNE) unter 90% des EU-Durchschnitts liegt.

ODER

• Einrichtungen aus mindestens 14 verschiedenen Mitgliedstaaten nehmen an der Bewerbung teil, darunter mindestens vier Mitgliedstaaten, deren Pro-Kopf-BNE unter 90% des EU-Durchschnitts liegt (unabhängig von der Allokation des geplanten Budgets im Detail)

Operating Grants

Mindestens 30% des für die Laufzeit des Operating Grants vorgesehenen förderfähigen Budgets wird für Tätigkeiten des NGOs verwendet, die in einem oder mehreren Mitgliedstaaten stattfinden, deren Pro-Kopf-Bruttonationaleinkommen (BNE) unter 90% des EU-Durchschnitts liegt.

Welche Mitgliedstaaten aktuell mit ihrem BNEs unter 90% des EU-Durchschnitts liegen sehen Sie hier.

Welcher Anteil der im Rahmen einer Auftragsvergabe (Tenders and Procurements) erbrachten Leistungen wird von der europäischen Kommission vergütet?

Die Vergütung erbrachter Leistungen erfolgt gemäß des von beiden Parteien unterzeichneten Vertrags. Hierbei werden die im Vertrag festgehaltenen Leistungen bei erfolgreicher Erbringung durch die Auftragnehmer:innen zu 100% von der europäischen Kommission vergütet.

Welche Kostenkategorien gibt es unter EU4Health?

Man unterscheidet zwischen direkten Kosten und indirekten Kosten.

Unter direkten Kosten fallen:

• Direkte Personalkosten
• Unterauftragsvergabe (Subcontracting)
• Anschaffungskosten
  • Reise, Unterkunft und Taggelder
  • Ausstattung
  • Andere Waren und Dienstleistungen (Other Goods and Services)

Indirekte Kosten werden über eine Pauschale von 7% basierend auf den direkten Kosten gedeckt.

Welche Kosten fallen unter Personalkosten?

Unter direkte Personalkosten können in Bezug auf Arbeitnehmer:innen der begünstigten Organisationen das Gehalt oder der Lohn, die Sozialversicherungsabgaben und die Steuern geltend gemacht werden. Außerdem fallen darunter Kosten auf Grund von weiteren Vergütungen oder gesetzlich festgelegten Ausgaben nach nationalem Recht oder individuellen Arbeitnehmer:innenvereinbarungen, darunter auch Zusatzleistungen wie Sonderzahlungen.

In Bezug auf Personen, die vertraglich gegen Entgelt am Projekt mitarbeiten, können direkte Personalkosten ebenso geltend gemacht werden, sofern ähnliche Konditionen wie bei Arbeitnehmer:innen der begünstigten Organisation gelten. Dazu zählt, dass der Arbeitsort der Standort der begünstigten Organisation ist, die Arbeitsresultate der begünstigten Organisation angehören und zu ähnlichen monetären Konditionen (Gehalt/Lohn, Sonderzahlungen, etc.), wie jenen der Arbeitnehmer:innen der begünstigten Organisation, gearbeitet wird.

Folgende Kosten können nicht als Personalkosten geltend gemacht werden:

• Verträge mit Leiharbeitsfirmen
• Personen, die in ihrer Tätigkeit für das Projekt nicht dieselben Rahmenbedingungen haben (z.B. hinsichtlich Dienstort, Dienstzeit) wie angestellte Personen der begünstigten Organisation
• Personen, die für einen Output (z.B. bestimmte Deliverables) anstatt der aufgewendeten Zeit bezahlt werden

Beispielhaft könnte dies auf externe Strategieberater, ein externes Lektorat, externe Dienstleistung im Bereich Design oder Ähnliches zutreffen. Kosten, die nicht unter Personalkosten geltend gemacht werden können, können gegebenenfalls unter „Other Goods and Services“ oder unter „Subcontracting“ geltend gemacht werden.

Was sind Unterauftragsvergaben (Subcontracting)?

Im Rahmen eines Projektvorhabens, gefördert unter EU4Health, können einzelne Projektaktivitäten an Dritte vergeben werden, sogenannte Unterauftragsvergaben (Subcontracting). Darunter versteht man die vertragliche Vereinbarung über die Ausführung von Tätigkeiten, die im Rahmen des Proposals für das Projekt festgelegt wurden. Für die Geltendmachung der Kosten muss es sich um Aktivitäten im Rahmen des Projektes handeln, es muss ein Vertrag vorliegen und eine Rechnung gelegt werden.

Unterauftragsvergaben sind bereits im Proposal zu berücksichtigen. Dabei ist zu beachten, dass Hauptaktivitäten des Projektes und sein inhaltliches / finanzielles Management nicht untervergeben werden können. Die Vergabe von Projektaktivitäten an Dritte über Unterauftragsvergaben sind gut zu begründen, und sie sollten nicht mehr als 15 - 20 % der Gesamt-Projektkosten ausmachen. Sollten Unterauftragsvergaben mehr als 30 % der Gesamt-Projektkosten ausmachen, erfolgt seitens der HaDEA eine Prüfung, die eine zusätzliche ausführliche Rechtfertigung verlangt.

Bei der Auswahl von Unterauftragnehmer:innen ist zu beachten, dass das Angebot mit den günstigsten Konditionen (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) wahrgenommen wird. Der Auswahlprozess ist transparent zu dokumentieren und muss nachvollziehbar sein. Außerdem ist darauf zu achten, dass Unterauftragnehmer:innen keinen Interessenskonflikt mit den Aktivitäten des Projektes haben.

Welche Kosten fallen unter "Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder"?

Ist im Rahmen der Projektaktivitäten vorgesehen, dass Reisen zu diversen Veranstaltungen unternommen werden, können Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder für bestimmte Personen geltend gemacht werden. Zu den Personengruppen zählen:

• Personal der begünstigen Organisationen
• Stakeholder:innen in Kollaboration mit dem Konsortium
• Eingeladene Expertinnen und Experten (z.B. als Sprecher:innen oder Moderatorinnen bzw. Moderatoren eines Events)
• Board Mitglieder eines Konsortiums
• Andere Kategorien, z.B. Auszubildende im Rahmen einer Trainingsaktivität im Projekt

Es ist zu beachten, dass für Untervertragsnehmer keine Reisekosten geltend gemacht werden können.

Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder werden in Form von „Unit Costs“ geltend gemacht. Dabei ist die Commission Decision C(2021)35 vom 12. Jänner 2021 inklusive ihrer Novelle C(2023)4928 und C(2024)5405 anzuwenden.

Wie sind Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder ("Unit Costs") zu kalkulieren?

Im Annotated Grant Agreement (AGA), die Finanzierungsrichtlinie des Förderprogramms, werden die Regelungen, Berechnungsvorschriften und Ausnahmen mit Beispielen zur korrekten Abrechnung der Kosten aufgelistet. Es gibt zwei Berechnungsmodalitäten der Berechnung der Projektkosten:

• Actual Costs - Verwendung von tatsächlichen Kosten. Hierbei werden die tatsächlichen Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder detailliert erfasst und dokumentiert.
• Unit Costs - Verwendung von EU vorgegebenen standardisierten Einheitskosten. Die Verwendung von Unit Costs muss im AGA explizit vorgesehen sein. Wenn Unit Costs verwendet werden, sind keine detaillierten Aufzeichnungen der tatsächlichen Kosten erforderlich, es genügt die Anzahl der Einheiten zu dokumentieren.

Unter EU4Health werden Reisekosten ("travel costs"), Nächtigungen ("accomodation costs") und Taggelder ("subsistence costs") in Form von "Unit Costs" geltend gemacht.

Soll eine Reise im Zuge eines EU4Health Projekts abgerechnet werden, so müssen folgende Punkte festgelegt werden:

• Abfahrts- und Ankunftsort
• Anzahl der reisenden Personen
• Dauer des Aufenthalts

Für die Kalkulierung der Reisekosten ("travel costs") kommt der Commission Decision Calculator zur Anwendung. Mit diesem ist die Distanz zwischen Abfahrts- und Ankunftsort zu berechnen. Dabei ist je nach Transportmittel der jeweilige Distanzrechner zu verwenden - Zug/Auto (Land Travel calculator) oder Flugzeug (Flight calculator). Nach Berechnung der Distanz kann in der jeweiligen Tabelle die Höhe der zutreffenden Unit Costs nachgeschaut werden:

• Reisen mit dem Auto/Bus/etc. (per Landweg) unter 50 km können auf der Grundlage der actual costs erstattet werden.
• Unit Costs für Reisen mit dem Auto/Bus/etc. (per Landweg) zwischen 50 und 400 km innerhalb eines Landes sowie zwischen mehreren Ländern können im Annex 2a nachgeschaut werden.
• Unit Costs für Reisen über 400 km per Flug oder Zugstrecke, oder einer Kombination der Beiden, können in der Tabelle der jeweilig zutreffenden Commission Decision auf der Seite des Commission Decision Calculator nachgeschaut werden.

Die Einheit der Unit Costs gilt für eine Hin- und Rückreise für eine Person.

Die Kosten für die Nächtigungen ("accomodation costs") und Taggelder ("subsistence costs") im zutreffenden Anreiseland können im Annex 2a nachgeschaut werden.

ACHTUNG: Je nach Projekt kann eine unterschiedliche Commission Decision zur Anwendung kommen. Für genauere Infos lesen Sie bitte beim FAQ "Welche Commission Decision ist für die Kalkulierung der Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder ("Unit Costs") zu verwenden?" weiter.

Welche Commission Decision ist für die Kalkulierung der Reisekosten, Nächtigungen und Taggelder ("Unit Costs") zu verwenden?

Je nach Projekt können unterschiedliche Commission Decisions zur Anwendung kommen. Es kann zwischen folgenden unterschieden werden:

• Commission Decision C(2021)35
  • Ausschreibungen mit Veröffentlichungsdatum 26. Juli 2023
  • Projekte mit Projektende am oder vor dem 31. Dezember 2022
  • Projekte, die am 01. Jänner 2023 noch liefen & Begünstigte beschlossen freiwillig die Beiträge der Commission Decision C(2023)4928 nicht zu verwenden
• Commission Decision C(2023)4928
  • Ausschreibungen mit Veröffentlichungsdatum 26. Juli 2023
  • Projekte, die am 01. Jänner 2023 bereits liefen oder danach begonnen haben & Begünstigte beschlossen freiwillig die erhöhten Beiträge der Commission Decision C(2023)4928 zu verwenden
• Commission Decision C(2024)5405
  • Ausschreibungen mit Veröffentlichungsdatum 31. Juli 2024

Die Commission Decision und alle Änderungen können hier nachgelesen werden.

ACHTUNG: Bei Unsicherheiten fragen Sie bei Ihrer Projektkoordination nach, welche Commission Decision zur Anwendung kommt.

Welche Kosten können unter "Ausstattung" (Equipment) geltend gemacht werden?

Unter der Kostenkategorie „Ausstattung“ können spezielle Ausstattungen, die für die Projektaktivitäten angeschafft bzw. verwendet werden, geltend gemacht werden. Darunter fallen anteilig die Abschreibungskosten (Wertminderung) der Ausstattung während der Projektlaufzeit, basierend auf Kaufpreis und Dauer der Nutzung für das Projekt und die Kosten für Miete oder Leasing  der Ausstattung während der Projektlaufzeit (limitiert durch die Höhe äquivalenter Abschreibungskosten im Falle der Anschaffung ähnlicher Ausstattung).

Allgemeine Büroausstattung (z.B. Möbel) und Software (z.B. Microsoft Office Lizenzen) fallen nicht in diese Kategorie und sind unter den indirekten Kosten berücksichtigt.

Welche Kosten können unter "Andere Waren und Dienstleistungen" (Other Goods and Services) geltend gemacht werden?

Kosten der Kategorie „Andere Waren und Dienstleistungen“ müssen in direktem Zusammenhang mit der Implementierung der Projektaktivitäten stehen und für die Projektumsetzung notwendig sein. Bei dieser Kostenkategorie handelt es sich um Leistungen oder Produkte in kleinerem Umfang im Vergleich zu Leistungen, die in die Kategorie Unterauftragsvergabe (Subcontracting) geltend gemacht werden können.

Beispiele für Leistungen in dieser Kostenkategorie:

• Professioneller Druck von Informationsmaterialen
• Spezifische Evaluation des Projektes
• Zertifizierung von Finanzabschlüssen
• Übersetzung oder Vervielfältigung von Berichten
• Verbrauchsmaterial/Konsumgüter und Vorräte (unabhängig von allgemeiner Büroausstattung)
• Kosten für Finanzgarantien, falls notwendig

Bei der Auswahl von extern bezogenen Leistungen oder Produkten ist zu beachten, dass das Angebot mit den günstigsten Konditionen (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) wahrgenommen wird. Der Auswahlprozess ist transparent zu dokumentieren und muss nachvollziehbar sein. Außerdem ist darauf zu achten, dass Unterauftragnehmer:innen keinen Interessenskonflikt mit den Aktivitäten des Projektes haben.

Welche Kosten sind nicht unter EU4Health  förderfähig?

• Sachleistungen von Dritten
• Finanzielle Unterstützung Dritter
• VAT (Steuern, wenn die begünstigte Organisation die Möglichkeit hat, diese zurückzufordern oder abzuziehen)
• Nicht nachvollziehbare, unwirtschaftliche Ausgaben
• Kosten, die von einem anderen Förderinstrument abgedeckt sind

Ab welchen Fördersummen wird mit einem EU4Health Grant die Einreichung einer externen Rechnungsprüfung der Finanzflüsse meiner Organisation verpflichtend?

Der Grenzbetrag für die Notwendigkeit der Einreichung einer externen Rechnungsprüfung (audit) der rezenten Jahresabschlüsse der eigenen Organisation zum Zeitpunkt der Antragstellung, im Rahmen der Prüfung der finanziellen Kapazität des potenziellen Fördernehmers, liegt bei ≥ 750.000 EUR angefragter EU-Fördergelder für einen einzelnen Begünstigten.

Liegt zum Zeitpunkt der Einreichung kein solcher Prüfungsbericht vor, da keine regelmäßige gesetzliche Rechnungsprüfung der Organisation erfolgt, so ist eine „Declaration on the validity of the accounts“ zu übermitteln.

Der Grenzbetrag für die Notwendigkeit der Einreichung einer projektspezifischen externen Rechnungsprüfung zum Zeitpunkt des interimistischen oder abschließenden Reportings, im Rahmen eines erfolgreich geförderten Projektes, liegt bei ≥ EUR 325.000 EUR empfangener EU-Fördergelder für einen einzelnen Begünstigten.

Die projektspezifische Rechnungsprüfung hat den Vorgaben des Templates der Europäischen Kommission für das Erlangen eines Certificates on the Financial Statements (CFS) zu folgen. Kosten für die Beauftragung einer externen Rechnungsprüfung in diesem Zusammenhang können im Rahmen der Antragstellung als förderfähige Kosten der Kostenkategorie C.3 eingereicht und dementsprechend anteilig von der EU rückvergütet werden.

Was passiert, wenn es während der Projektumsetzung zu Änderungen des veranschlagten Budgets kommt?

Unter EU4Health ist eine gewisse Flexibilität des Budgets erlaubt, was bedeutet, dass manche Änderungen des Budgets ohne eine Änderung des Grant Agreements  (Vertrag zwischen begünstigter Organisation und Europäischer Kommission) erlaubt sind. Darunter fällt, dass Budgetsummen zwischen Budgetkategorien und Begünstigten verschoben werden können, solange diese Verschiebungen keine signifikanten Auswirkungen auf die im Grant Agreement festgelegten Aktivitäten und Verantwortungen hat.

Es ist jedoch zu beachten, dass in folgenden abgebildeten Fällen bezüglich einer Änderung des Budgets immer eine Anpassung (Amendment) des Grant Agreements notwendig ist:

• Budget-Transfer zwischen Begünstigten oder Budgetkategorien, die einen signifikanten Einfluss auf die Tätigkeiten haben
• Budget-Transfer zu einer Kategorie, die mit 0 € angesetzt wurde
• Budget-Transfer von oder zu der Kategorie Freiwilligenarbeit (in EU4Health anwendbar)
• Budget-Transfer von oder zu einer Kategorie mit lump sum costs/contribution (in EU4Health nicht anwendbar)

In folgenden Fällen ist ebenfalls eine Anpassung (Amendment) des Grant Agreements erforderlich:

• Hinzufügen einer neuen begünstigten Konsortiumspartnerorganisation
• Hinzufügen einer Partnerorganisation (affiliated entity/associated partner)
• Entfernen einer begünstigten Konsortiumspartnerorganisation
• Entfernen einer Partnerorganisation (affiliated entity/associated partner)
• Wechsel des Koordinators
• Wechsel des Bankkontos des Koordinators
• Änderungen des Proposals
• Änderungen der Projektdauer oder der Dokumentationszeiträume