Operating Grants

Was ist ein Betriebskostenzuschuss (Operating Grant) durch die europäische Kommission?

Die Europäische Union (EU) unterstützt mit sogenannten Operating Grants die Tätigkeiten von gemeinnützigen Nichtregierungsorganisationen (NGOs), die mindestens eines der allgemeinen und spezifischen Ziele des Programms verfolgen (festgehalten in der EU Regulation 2021/522), und deren Werte mit den Werten der EU übereinstimmen.

NGOs spielen neben anderen Organisationen eine große Rolle in der Umsetzung der gemeinsamen Ziele der Europäischen Union, sowie in der Bereitstellung von Hilfeleistungen auf EU-, nationaler und lokaler Ebene. Besonders im Public Health Bereich bieten NGOs Menschen ad hoc Unterstützung zu einer Vielzahl von Fragestellungen und leisten in Ausnahmesituationen einen wesentlichen Beitrag zur Stabilität von (Gesundheits-)Systemen. NGOs fungieren außerdem als Multiplikatoren von entscheidenden Gesundheitsinformationen und vertreten vielfach die Interessen von Bürgerinnen und Bürgern bzw. Patientinnen und Patienten im gesundheitspolitischen Diskurs.

Welche Organisationen können sich um einen Operating Grant bewerben?

Operating Grants sind an NGOs gerichtet, um diese in ihren Tätigkeiten finanziell zu unterstützen. Die Tätigkeiten der NGOs müssen einen europäischen Mehrwert aufweisen. 

Potentielle Begünstigte eines Operating Grants müssen:

• im Gesundheitswesen oder Public Health Bereich tätig sein,
• nachweislich mindestens ein Ziel der EU-Regulation 2021/522, d.h. die allgemeinen und spezifischen Ziele des EU4Health Programms, unterstützen,
• nicht gewinnorientiert sein,
• unabhängig von Industrie, Handel und Gewerbe sein,
• Aktivitäten mit Wirksamkeit auf gesamt-europäischer Ebene ausüben, und in der geographischen Tragweite ihrer Aktivitäten bzw. denen ihrer Mitglieder mindestens die Hälfte aller EU-Mitgliedstaaten abdecken.

Weitere inhaltliche Förderkriterien für Operating Grants werden von der EU jährlich definiert und sind dem Call Document der jeweiligen Ausschreibung zu entnehmen. 

Antragstellende Organisationen müssen außerdem eine ausreichende finanzielle und administrative Kapazität vorweisen um den Umgang mit der ersuchten Förderung handhaben zu können. Dies umfasst neben anderen Nachweisen eine Analyse der vergangenen zwei Rechnungsjahre der bewerbenden Organisation im Rahmen von Tätigkeits- und Finanzberichten. Besteht die Organisation seit weniger als zwei Jahren sind die Chancen auf eine Förderung durch einen Operating Grant vermindert.

Was bedeutet eine Unabhängigkeit von Industrie, Handel und Gewerbe?

Bewerbende Organisationen müssen durch Tätigkeits- und Finanzberichte aus den letzten zwei Jahren demonstrieren, dass nicht mehr als 30% der üblichen finanziellen Mittel der Organisation von Spendern oder Partnern aus dem privatwirtschaftlichen Sektor stammen,

ODER

falls 30% - 50% der üblichen finanziellen Mittel der Organisation aus dem privatwirtschaftlichen Sektor stammen, muss ein Nachweis erbracht werden, dass privatwirtschaftliche Spender oder Partner trotz finanzieller Zuwendungen keinen Einfluss auf die Entscheidungen und regulären Aktivitäten der Organisation ausüben. 

Ein privatwirtschaftlicher Anteil von über 50% der finanziellen Mittel einer Organisation ist für die Bewerbung nicht zulässig.

Kann ich mich gemeinsam mit Partnern um einen Operating Grant bewerben?

Nein - bei Operating Grants handelt es sich um Förderungen für einzelne Organisationen (Mono-Beneficiary Grants). Es werden keine Operating Grants an Konsortien vergeben.

Für welchen Zeitraum wird ein Operating Grant vergeben?

Operating Grants werden für ein gesamtes Finanz- bzw. Rechnungsjahr der begünstigten Organisation vergeben und umfassen bis zu 12 Monate. Der Förderzeitraum eines Operating Grants darf das Finanz- bzw. Rechnungsjahr der begünstigten NGO nicht überschreiten, und beginnt frühestens mit Beginn des eigenen Rechnungsjahres.

Gleichzeitig wirkt das Datum der Vertragsunterzeichnung bzw. Antragstellung begrenzend für den Förderzeitraum: Normalerweise gilt das Datum der Vertragsunterzeichnung nach erfolgreicher Bewerbung als Startpunkt für den Förderzeitraum, es kann aber ebenfalls um eine rückwirkendende Förderung frühestens ab Datum der Antragstellung angesucht werden.

Der Zeitraum der Förderung endet mit dem Ende des Finanz- bzw. Rechnungsjahres der NGO.

Das Datum der Einreichung sollte daher soweit als möglich mit dem Beginn des eigenen Finanz- bzw. Rechnungsjahres abgestimmt sein, bzw. diesem vorausgehen, und der Antrag innerhalb des Ausschreibungszeitraums rechtzeitig eingebracht werden um den maximalen Förderzeitraum von 12 Monaten zu erzielen. Wird die Bewerbung nach Beginn des eigenen Finanz- bzw. Rechnungsjahres getätigt, so umfasst der Förderzeitraum bei erfolgreicher Einreichung weniger als 12 Monate.

Wie ist die Förderung eines Operating Grants gestaltet und wie wird sie ausbezahlt?

Die Förderung eines Operating Grants vergütet anteilig alle tatsächlich anfallenden förderfähigen Kosten im Rahmen der normalen Tätigkeiten der fördernehmenden Organisationen. Die Höhe der Förderung hängt von dem Bedarf der Organisation und von der Anerkennung förderfähiger Kosten durch die EU ab. Im Rahmen der Bewerbung müssen antragstellende Organisationen ein Budget einreichen, in dem alle Kosten aufgeschlüsselt sind, die mit der Förderung bezuschusst werden sollen. Als förderfähig anerkannte Kosten werden bei erfolgreicher Bewerbung im Förderzeitraum zu 60% durch die EU rückerstattet. 

Organisationen, die in diesem Rahmen um einen anteiligen Zuschuss von über € 100.000 durch die EU ansuchen, benötigen zusätzliche Nachweise bezüglich ihrer Tätigkeiten und finanziellen Lage.

Das Finanzierungsschema eines Operating Grants sieht nach erfolgreicher Bewerbung eine Vorauszahlung von 50% des von der EU bereitgestellten Betrages vor. Die Ausgleichszahlung erfolgt am Ende der Vertragslaufzeit, nach Berichtslegung an die europäische Exekutivagentur HaDEA zu tatsächlichen Aufwendungen der Organisation im Förderzeitraum.

Welche Kosten werden im Rahmen eines Operating Grants gefördert?

Die Förderung eines Operating Grants kann folgende Kosten umfassen:

• Personalkosten
• Allgemeine Betriebskosten
  • (Büro-)Ausstattung (Mietkosten, Einrichtung, Kommunikationstechnologien und IT)
  • Sonstige Waren und Dienstleistungen (bezogen auf die fortlaufende allgemeine Kosten der Organisation)
• Kosten, die in Verbindung mit speziellen Tätigkeiten des jährlichen Arbeitsprogramms der Organisation stehen
  • Auftragsvergaben an Dritte*
  • Reisekosten
  • (Büro-)Ausstattung (Spezielle Ausstattung/Einrichtung/Software für die Ausführung der geplanten Aktivitäten)
  • Sonstige Waren und Dienstleistungen (bezogen auf spezifische aktuelle Tätigkeiten)

*Die Auftragsvergabe an Dritte ist nur in bestimmten Maße zulässig. Eine finanzielle Förderung von Dritten ist nicht zulässig. Die Umsetzung von Kerntätigkeiten der durch die EU geförderten Organisation darf nicht an Dritte ausgelagert werden.

Alle förderfähigen Kosten werden mit einer Förderrate von 60% durch die Europäische Kommission rückerstattet, bzw. eine Förderrate von 80% beim vorliegen eines außergewöhnlichen Mehrwertes.

Weitere Informationen zu den finanziellen Aspekten einer Förderung unter EU4Health finden Sie unter Finanzielle Aspekte.

Wo finde ich aktuelle Ausschreibungen für Operating Grants?

Konsultieren Sie zunächst unsere Seite Offene Ausschreibungen. Hier werden alle aktuell offenen Ausschreibungen unter EU4Health abgebildet sowie Links zu relevanten Informationen wie dem Call Document und dem Zugang zur Bewerbung über das EU-Funding & Tenders Portal zur Verfügung gestellt.

Da Operating Grants die Förderung von Organisationen für die Dauer eines Finanz- bzw. Rechnungsjahres vorsehen, werden Ausschreibungen zu Operating Grants jeweils zu Beginn eines Jahres bzw. am Ende des Vorjahres veröffentlicht. Die EU vergibt im Rahmen einer Ausschreibung zu Operating Grants pro Jahr jeweils mehrere Betriebskostenzuschüsse an verschiedenen Organisationen.

Wie läuft die Einreichung einer Bewerbung ab?

Die vollständigen Bewerbungsdokumente (Proposal) müssen über das EU-Funding & Tenders Portal eingereicht werden.

Zuvor ist eine Anmeldung Ihrer Organisation im EU Participant Register vorzunehmen. Weitere Hinweise zur erstmaligen Anmeldung im Register finden Sie auch in den Unterlagen unserer kürzlichen Trainingsveranstaltungen an diesem Link.

Die Bewerbung besteht aus mehreren Teilen:

• Im ersten Schritt muss ein administratives Formular (Teil A) direkt online ausgefüllt werden. Achten Sie unbedingt darauf, Ihr fertig ausgefülltes Formular zu speichern!
• Im zweiten Schritt muss eine ausführliche inhaltliche Bewerbung (Teil B) hochgeladen werden (inkludiert Tätigkeitsbeschreibungen, Nachweise der Erfüllung der Förderkriterien, detailliertes Budget und mehr). Hierzu müssen Sie eine Vorlage aus dem Portal herunterladen, und die fertig befüllte Vorlage dann wiederum in das Portal hochladen.
• Sobald Sie alle relevanten Informationen befüllt, hochgeladen und auf ihre Richtigkeit überprüft haben, können Sie die Bewerbung mit Klick auf den ‚Submit‘ Button absenden.

Eine detaillierte Anleitung zum EU-Funding & Tenders Portal finden Sie hier.

Ich habe technische Schwierigkeiten bei der Einreichung – was kann ich tun?

Bei technischen Schwierigkeiten mit dem EU-Funding & Tenders Portal ist der IT Helpdesk der Europäischen Kommission zu kontaktieren.

Es empfiehlt sich, eine Einreichung niemals knapp vor der relevanten Deadline vorzunehmen – planen Sie Ihre Einreichung mit ausreichender Vorlaufzeit, möglichst einige Tage vor der relevanten Deadline, sodass im Falle eines technischen Problems genügend Zeit verbleibt, in welcher der IT Helpdesk auf Ihre Anfrage reagieren kann.

Nach welchen Kriterien wird meine Einreichung bewertet?

Einreichungen im Rahmen eines Operating Grants werden nach bestimmten Kriterien mittels eines Punktesystems bewertet. Um für eine Förderung unter EU4Health in Frage zu kommen, müssen mindestens 70 von maximal 100 Punkten erreicht werden. Die Kriterien des Bewertungsschemas sind:

1. Relevanz und europäischer Mehrwert (max. 30 Punkte):
   • Klarheit und Konsistenz zwischen Tätigkeitszielen und Planung der Organisation
   • Beitrag zum strategischen und gesetzlichen EU-Kontext durch die Organisation
   • Begründung des Bedarfs an finanzieller Unterstützung für die Implementierung der Tätigkeiten der Organisation, die einem oder mehreren der in EU-Regulation 2021/522 festgehaltenen Ziele des EU4Health Programms dienen
   • Entsprechen die geplanten Tätigkeiten der Organisation den Themen, Prioritäten und Zielen aus dem aktuellen Call?
   • Europäische und transnationale Dimension der Tätigkeiten: Bedeutung für und Wirkung auf mehrere Länder (EU Mitgliedstaaten oder mit dem EU4Health Programm assoziierte nicht-EU Staaten) und Möglichkeit, die Ergebnisse der eigenen Arbeit auch in anderen Ländern nutzbar zu machen und grenzüberschreitende Kooperationen zu befördern
2. Qualität
   • Planung und Durchführung der eigenen Tätigkeiten (max. 30 Punkte)
     • Fachliche Qualität, Logische Verknüpfung der ermittelten Probleme und vorgeschlagenen Lösungen, Qualität von angewandten Methodiken, Zeitplanung, Risikomanagement, Evaluierung; Kosteneffizienz (Preis-Leistungs-Verhältnis in Hinblick auf das vorgeschlagene Budget)
   • Team und Kooperationsvereinbarungen (max. 30 Punkte)
     • Qualität des Teams der Organisation, der Problemlösungsmechanismen und Verfahren für die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und mit externen Stakeholdern
3. Wirkung (max. 10 Punkte)
   • Langfristige Wirkung und Wirkung der Ergebnisse der Arbeit der Organisation auf die eigenen Zielgruppen und die allgemeine Öffentlichkeit
   • Strategien zur Verbreitung der Ergebnisse der Tätigkeiten der Organisation
   • Nachhaltigkeit der Tätigkeitsfelder und Ergebnisse der Organisation nach Auslaufen der EU-Förderung